Audyt dostawcy BHP: 12 pytań przed przedłużeniem umowy

Autor: Zespół ekspertów ventabe bhp · Zaktualizowano: 19 października 2026

Audyt dostawcy BHP przed przedłużeniem umowy to 12 pytań w czterech obszarach: dokumenty i zgodność środków ochrony indywidualnej z rozporządzeniem (UE) 2016/425, dostawy i ciągłość modeli, fakturowanie w KSeF i ceny oraz obsługa. Każdą odpowiedź oceniasz w skali 0–2 punktów, co daje wynik od 0 do 24.

Ten poradnik służy do oceny obecnego dostawcy na podstawie Twoich własnych danych. Nie wymaga wizyty u dostawcy ani zewnętrznego audytora. Stan prawny na 13 października 2026 r.

Po co robić audyt dostawcy BHP przed przedłużeniem umowy?

Audyt dostawcy BHP odpowiada na jedno pytanie: czy to, co dostawca dostarcza, pozwala pracodawcy wykonać własne obowiązki. Pracodawca dostarcza pracownikom środki ochrony indywidualnej spełniające wymagania dotyczące oceny zgodności (art. 237⁶ § 3 Kodeksu pracy) i nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków przewidzianych na stanowisku (art. 237⁹ § 1).

Z tych przepisów wynikają dwa twarde kryteria: dokumenty i ciągłość dostaw. Cena liczy się dopiero wtedy, gdy oba są spełnione. Dane zbierz z trzech źródeł: historii zamówień i dostaw z ostatnich 12 miesięcy, dokumentów otrzymanych z towarem oraz odpowiedzi dostawcy na pytania zadane na piśmie.

Jakie 12 pytań zadać dostawcy BHP i jak ocenić odpowiedzi?

Pięć pytań dotyczy dokumentów i zgodności, trzy — dostaw, dwa — fakturowania i cen, dwa — obsługi. Przy każdym pytaniu poniższa tabela pokazuje, jaka odpowiedź jest dobra, a co jest sygnałem ostrzegawczym.

Nr	Pytanie	Dobra odpowiedź	Sygnał ostrzegawczy
1	Czy z każdym środkiem ochrony indywidualnej dostaję instrukcję producenta po polsku?	instrukcja jest w opakowaniu każdej dostawy; zawiera poziom lub klasę ochrony i zasady konserwacji	instrukcja tylko w języku obcym, „do pobrania na życzenie” albo jej brak
2	Czy dla każdego modelu ŚOI dostawca wskaże deklarację zgodności UE?	deklaracja przychodzi z towarem albo instrukcja podaje adres strony, pod którym jest dostępna	zamiast deklaracji dostajesz kartę katalogową albo oświadczenie sprzedawcy
3	Czy dla ŚOI kategorii II i III dostawca poda numer certyfikatu badania typu UE, jednostkę notyfikowaną i datę ważności?	dane są w deklaracji zgodności UE; certyfikat jest ważny	certyfikat z upływającą datą ważności albo wydany jeszcze na podstawie dyrektywy 89/686/EWG
4	Czy normy w ofercie mają rok wydania i są aktualne?	oferta podaje normę z rokiem; dostawca wie, które edycje są w wykazie norm zharmonizowanych	norma bez roku albo edycja, której odniesienie wycofano z wykazu
5	Czy dostawca wskaże, od kogo kupuje towar?	podaje producenta lub importera każdego modelu	nie potrafi wskazać źródła towaru
6	Jaka część dostaw z ostatnich 12 miesięcy przyszła w zadeklarowanym terminie?	dostawca podaje własne dane i zgadzają się one z Twoimi	brak danych; opóźnienia poznajesz dopiero po ponagleniu
7	Jaka część pozycji przyszła w pełnej ilości w pierwszej dostawie i jak dostawca informuje o brakach?	o braku wiesz przed wysyłką i dostajesz termin uzupełnienia	braki odkrywasz przy rozpakowaniu paczki
8	Jak dostawca informuje o wycofaniu modelu i co proponuje w zamian?	informacja z wyprzedzeniem; zamiennik o tej samej normie i klasie, z dokumentami	zamiennik wysłany bez uzgodnienia albo dobrany po cenie
9	Czy faktury są wystawiane w KSeF i zgadzają się z zamówieniem?	faktura ustrukturyzowana w KSeF; pozycje i ceny zgodne z potwierdzeniem zamówienia	faktury wymagają korekt; rozbieżności cen względem oferty
10	Czy ceny i zasady ich zmiany są przewidywalne?	cennik netto, określony tryb zmiany cen i wyprzedzenie informacji	cena zmienia się między ofertą a fakturą
11	Jak załatwiane są reklamacje i wymiany rozmiarów?	znany termin odpowiedzi, znany koszt, jedna ścieżka zgłoszenia	każdą sprawę ustalasz od nowa; brak terminów
12	Czy dostaję zestawienie zakupów: pozycja, ilość, wartość?	zestawienie w pliku, na żądanie lub cyklicznie	dane tylko na fakturach; zestawienie budujesz ręcznie

Pytania 1–3 są progowe. Brak instrukcji lub deklaracji zgodności UE nie jest niedogodnością obsługi — podważa to, czy środek w ogóle spełnia wymagania, których oczekuje od pracodawcy art. 237⁶ § 3 Kodeksu pracy.

Jakich dokumentów wolno żądać od dostawcy środków ochrony indywidualnej?

Przepis gwarantuje dwa dokumenty: instrukcję i informacje producenta w języku łatwo zrozumiałym dla użytkowników końcowych (art. 8 ust. 7 rozporządzenia (UE) 2016/425) oraz deklarację zgodności UE — dostarczoną z wyrobem albo dostępną pod adresem strony internetowej podanym w instrukcji (art. 8 ust. 8). Kopii certyfikatu badania typu UE i dodatkowych zestawień można żądać w umowie.

Obowiązki rozkładają się na trzy podmioty: producent sporządza dokumenty, importer zapewnia, że instrukcje i informacje towarzyszą ŚOI (art. 10 ust. 4), a dystrybutor — czyli także sklep lub hurtownia — przed udostępnieniem ŚOI sprawdza, czy mają oznakowanie CE oraz czy towarzyszą im wymagane dokumenty i instrukcje (art. 11 ust. 2). Jeśli dystrybutor ma podstawy uważać, że ŚOI nie spełniają wymagań, nie udostępnia ich, dopóki zgodność nie zostanie zapewniona.

Dokument lub oznaczenie	Kto odpowiada	Podstawa w rozporządzeniu (UE) 2016/425	Czy przepis gwarantuje, że go dostaniesz
Instrukcja i informacje producenta	producent dołącza, importer zapewnia, dystrybutor sprawdza	art. 8 ust. 7, art. 10 ust. 4, art. 11 ust. 2; zakres — załącznik II pkt 1.4	tak, z każdym ŚOI
Deklaracja zgodności UE	producent	art. 8 ust. 8, art. 15, załącznik IX	tak — jako dokument albo adres strony w instrukcji
Oznakowanie CE; w kategorii III z numerem jednostki notyfikowanej	producent umieszcza, dystrybutor sprawdza	art. 17 ust. 1 i 3, art. 11 ust. 2	tak, na wyrobie lub opakowaniu
Nazwa i adres producenta, nazwa typu, numer partii lub serii	producent; importer dodaje swoje dane	art. 8 ust. 5 i 6, art. 10 ust. 3	tak, na wyrobie, opakowaniu lub w dokumencie
Certyfikat badania typu UE (kategoria II i III)	jednostka notyfikowana wydaje go producentowi	art. 19 lit. b i c, załącznik V pkt 6.1; numer w deklaracji — załącznik IX pkt 7	nie — przepis nie każe dołączać kopii; poproś o nią lub zapisz to w umowie
Dokumentacja techniczna	producent przechowuje 10 lat	art. 8 ust. 3 i 10	nie — udostępnia się ją organom nadzoru
Karta techniczna lub katalogowa	dokument handlowy	brak w rozporządzeniu	nie; nie zastępuje instrukcji ani deklaracji

Kilka faktów, które pomagają ocenić odpowiedzi dostawcy:

Język. Rozporządzenie mówi o języku określonym przez państwo członkowskie. W Polsce przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli osoba świadcząca pracę mieszka w Polsce, a umowa jest tu wykonywana (art. 7 ust. 1 ustawy o języku polskim); obowiązek ten obejmuje między innymi instrukcje obsługi (art. 7a ust. 1). Deklaracja zgodności UE ma być przetłumaczona na język wymagany przez państwo, w którym ŚOI są udostępniane (art. 15 ust. 2 rozporządzenia).
Ważność certyfikatu. Okres ważności certyfikatu badania typu UE nie może przekraczać pięciu lat (załącznik V pkt 6.1). Certyfikaty wydane na podstawie dawnej dyrektywy 89/686/EWG zachowały ważność najdłużej do 21 kwietnia 2023 r. (art. 47 ust. 2).
Łańcuch dostaw. Podmioty gospodarcze muszą być w stanie wskazać organom nadzoru rynku, kto dostarczył im ŚOI i komu one je dostarczyły, przez 10 lat (art. 13). Obowiązek dotyczy żądań organów, a nie pytań klienta, ale dostawca, który nie umie nazwać swojego źródła, daje powód do wątpliwości, czy potrafiłby je wskazać organom.
Nadzór. Kontrolę spełniania wymagań przez wyroby prowadzą między innymi wojewódzcy inspektorzy Inspekcji Handlowej i inspektorzy pracy (art. 58 ust. 2 ustawy o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku).
Odzież robocza bez funkcji ochronnej. Deklaracja zgodności UE dotyczy środków ochrony indywidualnej. Odzież i obuwie robocze mają spełniać wymagania określone w Polskich Normach (art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy) — od dostawcy oczekuj wtedy informacji producenta o wyrobie, a nie deklaracji z rozporządzenia 2016/425.

Jak czytać deklarację punkt po punkcie, opisujemy w poradniku o deklaracji zgodności UE i dokumentacji ŚOI. Podział na kategorie wyjaśnia wpis o kategoriach ŚOI I, II i III.

Jak zmierzyć terminowość i kompletność dostaw?

Policz dwa wskaźniki z własnych danych z ostatnich 12 miesięcy: odsetek dostaw, które przyszły w zadeklarowanym terminie, oraz odsetek pozycji dostarczonych w pełnej ilości w pierwszej dostawie. Żaden przepis nie określa ich poziomu — punktem odniesienia jest termin obiecany w ofercie lub umowie.

Terminowość = liczba dostaw w zadeklarowanym terminie ÷ liczba wszystkich dostaw. Licz od potwierdzenia zamówienia do odbioru paczki.
Kompletność = liczba pozycji dostarczonych w pełnej ilości w pierwszej dostawie ÷ liczba pozycji zamówionych.
Informacja o brakach — zanotuj, czy przyszła przed wysyłką, czy po Twoim pytaniu, i ile dni trwało uzupełnienie.

Osobno wypisz przypadki, w których brak pozycji zmusił do przesunięcia pracownika albo wstrzymania pracy.

Jeśli wskaźniki nie mają w umowie punktu odniesienia, dopisz go przy przedłużeniu. Podpowiada to poradnik o SLA w umowie na dostawy ŚOI.

Jak sprawdzić ciągłość modeli i aktualność norm u dostawcy?

Zapytaj dostawcę o dwie rzeczy: które z kupowanych przez Ciebie modeli producent wycofuje oraz na jakiej edycji normy opiera się certyfikat każdego ŚOI. Aktualne edycje sprawdzisz w wykazie norm zharmonizowanych z rozporządzeniem (UE) 2016/425, który publikuje Komisja Europejska.

Edycje norm w wykazie się zmieniają. Według zestawienia Komisji Europejskiej z 4 września 2026 r.:

dla rękawic chroniących przed zagrożeniami mechanicznymi w wykazie jest EN 388:2016+A1:2018; odniesienie do EN 388:2016 bez zmiany A1 wygasło 19 listopada 2021 r.;
dla obuwia bezpiecznego w wykazie jest EN ISO 20345:2022 ze zmianą A1:2024; odniesienie do EN ISO 20345:2011 wygasło 11 listopada 2024 r., a do EN ISO 20345:2022 bez zmiany A1 — 8 kwietnia 2026 r.;
dla hełmów przemysłowych od 16 czerwca 2026 r. w wykazie jest EN 397:2025; odniesienie do EN 397:2012+A1:2012 wygasa 16 grudnia 2027 r.

Zastosowanie normy zharmonizowanej daje domniemanie zgodności z wymaganiami, które norma obejmuje (art. 14 rozporządzenia (UE) 2016/425). Producent ma obowiązek uwzględniać zmiany w normach, do których deklaruje zgodność (art. 8 ust. 4). Dobry dostawca wie więc, na której edycji opiera się certyfikat danego modelu i kiedy producent planuje przejście na nową. Przegląd oznaczeń znajdziesz w słowniku norm BHP.

Ciągłość modeli oceniaj po faktach z ostatniego roku: ile razy dostałeś zamiennik, czy był uzgodniony przed wysyłką i czy miał tę samą normę oraz co najmniej ten sam poziom ochrony.

Czy dostawca BHP musi wystawiać faktury w KSeF?

Tak, co do zasady. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). Obowiązek objął największych podatników od 1 lutego 2026 r., a pozostałych od 1 kwietnia 2026 r.

Stan na 13 października 2026 r. wygląda tak:

do 31 marca 2026 r. poza KSeF mogli jeszcze fakturować podatnicy, u których sprzedaż z podatkiem nie przekroczyła w 2024 r. 200 000 000 zł (art. 145l ustawy o VAT);
od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą wystawiać faktury tylko podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży z podatkiem udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m ust. 1); prawo to tracą począwszy od faktury, którą przekroczono tę wartość (ust. 2);
faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF (art. 106gb ust. 1).

Sprawdź też, ile faktur wymagało korekty. Warunki płatności porównasz z pomocą wpisu o zakupie BHP na fakturę z odroczonym terminem.

Jak policzyć wynik? Karta oceny punktowej dostawcy BHP

Każde z 12 pytań oceń w skali 0–2: 0 — sygnał ostrzegawczy, 1 — odpowiedź częściowa, 2 — dobra odpowiedź potwierdzona Twoimi danymi. Maksymalny wynik to 24 punkty. Progi w tabeli to nasza propozycja — dopasuj je do tego, jak krytyczne są dostawy w Twojej firmie.

Obszar	Pytania	Maksimum punktów
Dokumenty i zgodność	1–5	10
Dostawy i ciągłość modeli	6–8	6
Fakturowanie i ceny	9–10	4
Obsługa	11–12	4
Razem	1–12	24

20–24 punkty — przedłuż umowę; słabsze punkty zapisz jako ustalenia na kolejny okres.
14–19 punktów — przedłuż warunkowo: z listą poprawek, terminami i datą ponownej oceny.
Poniżej 14 punktów albo 0 w którymkolwiek z pytań 1–3 — przygotuj zmianę dostawcy.

Co zrobić z wynikiem audytu dostawcy?

Wynik pokaż dostawcy na piśmie i poproś o plan poprawy z terminami. Jeśli audyt wypadnie źle albo plan nie zostanie wykonany, przeprowadź zmianę etapami — tak, aby nie przerwać wydań.

Wynik dobry. Przenieś ustalenia do umowy: terminy, sposób informowania o brakach i wycofanych modelach, zakres dokumentów.
Wynik średni. Ustal listę poprawek i datę ponownej oceny. Do rozmowy o cenach przygotuj się z poradnikiem jak negocjować ceny z dostawcą BHP, a oferty porównuj kosztem całkowitym — opisuje go wpis o TCO odzieży roboczej.
Wynik zły. Jeśli audyt wypadnie źle, kolejny krok opisuje poradnik jak zmienić dostawcę odzieży BHP krok po kroku: inwentaryzacja, mapa zamienników, konsultacja z pracownikami, pilotaż i zamówienie przejściowe.

Braki w dokumentach uzupełnij niezależnie od decyzji o umowie — przydadzą się także, gdy porządkujesz dokumentację według poradnika jak przygotować się do kontroli PIP.

Checklista: co przygotować przed audytem dostawcy

Umowa lub warunki współpracy: terminy dostaw, okres wypowiedzenia, zasady zmiany cen.
Zamówienia i dostawy z ostatnich 12 miesięcy z datami; lista braków, zamienników i reklamacji.
Lista kupowanych modeli z podziałem na ŚOI i odzież roboczą.
Instrukcje i deklaracje zgodności UE, które faktycznie masz — model po modelu.
Dla ŚOI kategorii II i III: numery i daty ważności certyfikatów badania typu UE.
Normy z rokiem wydania dla każdej pozycji, porównane z wykazem norm zharmonizowanych.
Pytania do dostawcy wysłane na piśmie, z terminem odpowiedzi.
Wypełniona karta oceny i decyzja z datą ponownego przeglądu.

Jak na te pytania odpowiada ventabe bhp?

ventabe bhp to sklep dla firm i autoryzowany dystrybutor Portwest. Warunki są jawne: wycena w 24 godziny, wysyłka w 48 godzin, faktury w KSeF.

Dostawy: wysyłka w 48 godzin, a produktów oznaczonych „Wysyłka 24h” w 24 godziny; kurier 15 zł netto za paczkę, darmowa dostawa od 400 zł netto; minimalna wartość zamówienia 200 zł netto.
Ceny i płatność: rabaty przez wycenę — 5% od 2 000 zł netto i 10% od 5 000 zł netto; termin płatności 14 dni dla firm po weryfikacji, od drugiego zamówienia; faktury w KSeF.
Zwroty w ciągu 14 dni; znakowanie odzieży nadrukiem (termotransfer) — na wycenę.
Dokumenty: w zapytaniu o wycenę wskaż modele, dla których potrzebujesz deklaracji zgodności UE i danych certyfikatu badania typu UE.

Podstawa prawna i źródła

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/425 z dnia 9 marca 2016 r. w sprawie środków ochrony indywidualnej: art. 8, art. 10, art. 11, art. 13, art. 14, art. 15, art. 17, art. 19, art. 47 ust. 2, załącznik II pkt 1.4, załącznik V pkt 6.1, załącznik IX — tekst w EUR-Lex.
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 237⁶ § 3, art. 237⁷ § 1, art. 237⁹ § 1 — tekst jednolity w ISAP.
Ustawa z dnia 13 kwietnia 2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku (t.j. Dz.U. 2025 poz. 568): art. 1 ust. 9, art. 58 ust. 2 — tekst jednolity w ISAP.
Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (t.j. Dz.U. 2026 poz. 81): art. 7 ust. 1, art. 7a ust. 1 — tekst jednolity w ISAP.
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263): art. 106ga ust. 1, art. 106gb ust. 1, art. 145l, art. 145m — tekst jednolity w ISAP.
Komisja Europejska — wykaz norm zharmonizowanych z rozporządzeniem (UE) 2016/425 (zestawienie z 4 września 2026 r.; decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2026/1279 ze zmianą 2026/1971) — strona Komisji Europejskiej.

Najczęstsze pytania

Jak często robić audyt dostawcy BHP?

Przepisy nie określają częstotliwości oceny dostawców. Praktycznym rytmem jest audyt przed każdym przedłużeniem umowy, z wyprzedzeniem dłuższym niż okres wypowiedzenia i czas potrzebny na ewentualną zmianę. Poza tym rytmem ocenę warto powtórzyć po zdarzeniu, które zatrzymało wydania: po dłuższym braku pozycji, po dostawie bez dokumentów albo po zamienniku wysłanym bez uzgodnienia.

Czy małej firmie opłaca się audyt dostawcy?

Tak, bo obowiązki pracodawcy nie zależą od wielkości firmy: środki ochrony indywidualnej mają spełniać wymagania dotyczące oceny zgodności, a pracownik nie może pracować bez środków przewidzianych na stanowisku. W małej firmie audyt sprowadza się do przejrzenia dokumentów kilku modeli i historii kilkunastu dostaw. Te same 12 pytań działa przy każdej skali zakupów.

Co zrobić, gdy dostawca nie ma deklaracji zgodności UE?

Poproś na piśmie o deklarację albo o adres strony internetowej producenta, pod którym jest dostępna — producent musi zapewnić jedno z dwojga (art. 8 ust. 8 rozporządzenia (UE) 2016/425). Do czasu uzyskania dokumentu nie zamawiaj kolejnych partii danego modelu. Jeśli deklaracji nie da się uzyskać, potraktuj to jako zero w karcie oceny i zaplanuj zamiennik z kompletem dokumentów.

Czy certyfikat badania typu UE jest tym samym co deklaracja zgodności UE?

Nie. Certyfikat badania typu UE wydaje producentowi jednostka notyfikowana po zbadaniu typu wyrobu; dotyczy środków ochrony indywidualnej kategorii II i III i jest ważny najwyżej pięć lat. Deklarację zgodności UE sporządza producent dla każdego ŚOI, także kategorii I, i przyjmuje nią odpowiedzialność za zgodność wyrobu. Numer certyfikatu znajduje się w deklaracji.

Czy sprzedawca odpowiada za dokumenty ŚOI, czy tylko producent?

Dokumenty sporządza producent, ale dystrybutor ma własne obowiązki. Przed udostępnieniem środka ochrony indywidualnej sprawdza, czy ma on oznakowanie CE oraz czy towarzyszą mu wymagane dokumenty i instrukcje w języku łatwo zrozumiałym dla użytkowników końcowych (art. 11 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2016/425). Działa przy tym z należytą starannością (art. 11 ust. 1).

Co, jeśli po audycie dostawca zaproponuje niższą cenę?

Sprawdź, czego dotyczy propozycja. Obniżka ceny nie zmienia punktacji w obszarze dokumentów i dostaw. Jeśli karta oceny pokazała braki instrukcji, opóźnienia albo nieuzgodnione zamienniki, poproś o plan poprawy z terminami i wyznacz datę ponownej oceny. Niższa cena ma znaczenie dopiero wtedy, gdy pytania progowe 1–3 mają ocenę wyższą niż zero.

Podsumowanie

Audyt dostawcy BHP opiera się na 12 pytaniach i Twoich własnych danych z 12 miesięcy. Najpierw dokumenty — instrukcja i deklaracja zgodności UE dla każdego środka ochrony indywidualnej — potem terminowość i kompletność dostaw, ciągłość modeli, faktury w KSeF i obsługa. Wynik 0–24 punktów porządkuje decyzję: przedłużyć, przedłużyć warunkowo albo przygotować zmianę.

Chcesz porównać warunki obecnego dostawcy z konkretną ofertą? Wyślij listę pozycji przez formularz wyceny dla firm — odpowiadamy w 24 godziny — albo zobacz zasady współpracy z firmami. Rejestr pracowników i stanowisk, wydania ŚOI, terminy wymiany z przypomnieniami oraz zapytania i wyceny poprowadzisz w aplikacji SafeDesk.pl.

Audyt dostawcy BHP — 12 pytań przed przedłużeniem umowy i karta oceny